Repérez ce qui manque. Faites avancer la commande.
Moins de contrôles répétés. Plus de clarté pour agir.
Gaulett relie commandes, documents et règles métier à la lecture par l’IA. Votre équipe reçoit les points à vérifier avec leurs sources pour les examiner, demander des compléments et décider de la suite.
Comparez la commande avec les pièces jointes. Puis découvrez ce qui change lorsque l’équipe vérifie le document manquant.
Les deux étapes sont présentées ci-dessous : avant réception du document et après vérification de la liste.
Avant réception du document
3 points à traiter
01Destination incohérenteEn attente+
Deux destinations. Une confirmation nécessaire.
Commande et exigence
Commande PED-042
Commande · version 1
Destination
Nord
Colis prévus
12
Référence enregistrée dans la commande.
Document reçu
Pièce jointe à PED-042
ANX-042 · version 1 · page 1
Destination
Sud
Commande associée
PED-042
Extrait repéré par l’IA pour vérification.
Ce qu’il faut vérifier
La destination doit être confirmée avant l’expédition. L’IA signale la différence ; elle ne décide pas quelle information fait foi.
Prochaine action de l’équipe
Le service responsable confirme la bonne destination et consigne les instructions dans la commande et les documents nécessaires.
02Liste de colisEn attente+
La commande exige la liste. Elle n’est pas encore arrivée.
Commande et exigence
Liste de contrôle de PED-042
Exigence de vérification de la commande
Document exigé
Liste de colis
Colis prévus
12
L’exigence découle du processus de l’entreprise.
Document reçu
Pièces jointes reçues
Documents initiaux de PED-042
Liste de colis
Non jointe
Point en attente
Document manquant
L’absence du document est signalée pour confirmation par l’équipe.
Ce qu’il faut vérifier
La liste doit correspondre à la commande et permettre la vérification des colis. La seule réception d’un fichier ne suffit pas à résoudre ce point.
Prochaine action de l’équipe
Confirmer l’exigence et demander la liste à la personne responsable de la commande.
03Page illisibleEn attente+
Si le texte est illisible, l’information reste à confirmer.
Commande et exigence
Liste de contrôle de PED-042
Exigence de vérification de la commande
Document
Pièce jointe · page 2
Condition nécessaire
Contenu lisible
Seul un contenu lisible peut être vérifié.
Document reçu
Pièce jointe à PED-042
ANX-042 · version 1 · page 2
Lisibilité
Insuffisante
Contenu
Non confirmé
L’IA signale cette limite. Le contenu n’est pas présumé.
Ce qu’il faut vérifier
La page doit permettre de lire les champs exigés. Rien ne permet de compléter ou de confirmer le contenu illisible.
Prochaine action de l’équipe
Demander une version lisible et vérifier son contenu avant de consigner les prochaines étapes.
Après vérification de la liste
2 points encore en attente
01Destination incohérenteEn attente+
Deux destinations. Une confirmation nécessaire.
Commande et exigence
Commande PED-042
Commande · version 1
Destination
Nord
Colis prévus
12
Référence enregistrée dans la commande.
Document reçu
Pièce jointe à PED-042
ANX-042 · version 1 · page 1
Destination
Sud
Commande associée
PED-042
Extrait repéré par l’IA pour vérification.
Ce qu’il faut vérifier
La destination doit être confirmée avant l’expédition. L’IA signale la différence ; elle ne décide pas quelle information fait foi.
Prochaine action de l’équipe
Le service responsable confirme la bonne destination et consigne les instructions dans la commande et les documents nécessaires.
02Liste de colisVérifiée+
La liste est arrivée. L’équipe a vérifié son lien avec la commande et son contenu.
Commande et exigence
Liste de contrôle de PED-042
Exigence de vérification de la commande
Document exigé
Liste de colis
Colis prévus
12
L’exigence découle du processus de l’entreprise.
Document reçu
Liste de colis LV-042
LV-042 · version 1 · reçue et vérifiée
Commande associée
PED-042
Colis répertoriés
12
L’équipe a confirmé l’identification et la liste des colis.
Ce qu’il faut vérifier
À cette étape de l’exemple, l’équipe a déjà comparé la liste à la commande. Seul le point concernant le document manquant a été résolu.
Prochaine action de l’équipe
Enregistrer la liste LV-042, version 1, et la vérification effectuée. Poursuivre le traitement de la destination incohérente et de la page illisible.
03Page illisibleEn attente+
Si le texte est illisible, l’information reste à confirmer.
Commande et exigence
Liste de contrôle de PED-042
Exigence de vérification de la commande
Document
Pièce jointe · page 2
Condition nécessaire
Contenu lisible
Seul un contenu lisible peut être vérifié.
Document reçu
Pièce jointe à PED-042
ANX-042 · version 1 · page 2
Lisibilité
Insuffisante
Contenu
Non confirmé
L’IA signale cette limite. Le contenu n’est pas présumé.
Ce qu’il faut vérifier
La page doit permettre de lire les champs exigés. Rien ne permet de compléter ou de confirmer le contenu illisible.
Prochaine action de l’équipe
Demander une version lisible et vérifier son contenu avant de consigner les prochaines étapes.
Dans cet exemple, les extraits représentent les enregistrements de PED-042. L’équipe vérifie les sources et autorise les prochaines étapes.
Là où se rejoignent connaissance métier, processus et IA
Métier
Comprendre les conséquences d’une destination erronée ou de colis non vérifiés.
Processus
Définir les exigences, les responsables et les conditions pour résoudre chaque point en attente.
IA
Repérer les informations, signaler les différences et préparer la synthèse avec ses sources.
Quand de nouvelles informations arrivent
La commande évolue. Le contrôle suit.
La commande, les sources et les versions restent liées pour reprendre le travail sans perdre l’historique.
La liste de colis est arrivée. Tout est-il résolu ?
L’équipe vérifie l’identification et le contenu du complément, puis clôture uniquement ce point. La destination divergente et la page illisible restent en attente. La personne qui a vérifié et la version reçue sont consignées.
Un message indique une autre destination. Laquelle retenir ?
Le service responsable vérifie la bonne destination et, si le changement est confirmé, met à jour la commande avant l’expédition. La date plus récente d’un message ne suffit pas à autoriser le choix d’une destination.
La page est devenue lisible. La donnée a-t-elle changé ?
Le contenu peut maintenant être vérifié. L’équipe identifie la version valide et conserve la précédente. Si l’ancien fichier était illisible, rien ne permet d’affirmer que la donnée a changé.
Comment évaluer la valeur
Le gain doit se voir dans le quotidien de l’équipe.
Qualité
Qu’a-t-on trouvé ?
Points en attente détectés, problèmes passés inaperçus et alertes inutiles, par type et gravité.
Effort
Quel travail reste à faire ?
Temps de lecture, de vérification, de correction et de traitement des exceptions, y compris pour les personnes qui complètent la commande.
Travail à refaire
Combien d’allers-retours ?
Retours et nouveaux contrôles par commande. Une nouvelle version ne compte pas comme une nouvelle commande.
Comparez avec le fonctionnement actuel, sur des commandes équivalentes et selon des critères définis avant le test.
Quatre services indépendants, dont le périmètre est défini selon le processus et les accès disponibles.
Parlons-en
Où le contrôle retarde-t-il vos commandes ?
Décrivez les documents reçus, ce que votre équipe vérifie et les étapes qui demandent souvent des reprises. Voyons comment simplifier ce travail quotidien.
